Organiser un séminaire d’entreprise pour 400 personnes cela ne s’improvise pas. Chez JEMS on aime les organiser nous même sans aide extérieure. Cela crée une proximité beaucoup plus forte. Néanmoins c’est très facile de passer à côté de fondamentaux. Voilà nos 5 conseils pour fédérer autour de votre marque employeur.

1. Imaginez, visualisez et préparez votre séminaire d’entreprise

Avant d’organiser un séminaire, il faut l’avoir imaginé, visualisé de bout en bout, du départ jusqu’à l’arrivée. Attention, il n’est pas nécessaire lors de cette étape de faire un planning détaillé. Cette première étape a pour objectif de donner vie à votre séminaire.

C’est maintenant qu’il faut noter toutes les idées : les lieux, les dates, les activités, les goodies, les soirées, les moments phares, tout ! Laissez libre court à votre imagination. Pour le moment, vous n’avez aucune limite, aucun budget. Pensez, imaginez, vivez votre séminaire.

2. Les parties prenantes

Les parties prenantes, la vraie difficulté pour l’organisation d’un séminaire ! Elles sont nombreuses, et rarement d’accord.

• La direction : elle vous donne le GO pour réaliser votre séminaire et vous donne le budget (votre plus grande terreur tout le long du séminaire)
• Les prestataires : ils vous aideront tout au long de l’organisation. Il est important de s’épauler de personnes expertes dans leur domaine qui pourront répondre au mieux à vos attentes et besoins pour votre séminaire.
• Les fournisseurs : ils sont la partie matérielle de votre séminaire. Prenez garde au délai et contraintes de livraison, notamment lorsque votre séminaire se déroule à l’étranger.

3. Communiquez auprès de vos collaborateurs

Vos collaborateurs sont les acteurs clés de votre séminaire, sans eux quel intérêt d’en organiser un ?

Toutefois pour être sûr que tout le monde soit présent, vous devez les prévenir plusieurs mois en avance. Evitons les personnes qui trois jours avant de partir s’aperçoivent que leurs papiers d’identité sont périmés, qu’ils n’ont pas géré la garde des enfants ou encore que c’est l’anniversaire de mémé !

Afin d’être opérationnel sur la communication, l’idéal est de créer un calendrier éditorial avec des dates précises sur des éléments clés à donner : save the date, kcik off, 1,2,3..6 rappels, des teasers, etc.

4. Pensez aux imprévus

Il y en aura toujours ! Des annulations, des retards, des imprévus, c’est l’essence même de l’évènementiel. Pour cela on (essaye) réfléchit à tous les imprévus que nous pourrions rencontrer, comment éviter les annulations, prévoir les retards… Le maitre mot : l’ANTICIPATION.

Anticipez les éléments perturbateurs et trouvez un plan B. Dans certains cas, un bon plan B vaut mieux qu’un plan A semi réussi !

5. Gâtez vos participants

Bien que vous leur offriez un séminaire, un cadeau personnalisé fait toujours la différence et laisse un souvenir mémorable à votre évènement. Un petit sac avec quelques goodies déposé sur leurs lits dans leur chambre, rien de mieux pour se sentir privilégié !

Le planning et les activités du séminaire doivent également s’adapter à vos participants. Ne prévoyez pas un trailrunning sur l’ETNA si vos collaborateurs sont plutôt sieste-apéro-foot. Pensez à leur voyage dans la globalité. S’ils partent très tôt, ne prévoyez pas une journée trop chargée dès le premier jour.

Planifiez des temps d’activité programmés mais aussi des temps libres. Un séminaire c’est rencontrer, échanger avec ses collègues qu’on a rarement le temps de voir. Mais c’est aussi profiter des moments pour se retrouver entre collègues, prendre du temps pour soi.

Vous ne faites pas un séminaire pour vous, mais pour TOUS.

En conclusion,

Dans un précédent article, Matthieu nous expliquait l’importance de créer du lien.  Je viens de vous donner mes précieux conseils pour organiser un séminaire d’entreprise (de folie) pour faciliter la création de lien. Toutefois, n’oubliez pas. Les adultes restent de grands enfants. Ne pensez pas que vos participants sauront être organisés et se plieront à votre planning. Il faut toujours être derrière eux, leur rappeler les lieux de rendez-vous, l’heure de la grosse soirée, parfois même leur numéro de chambre.

Et surtout, surtout, n’oubliez pas un participant. Ils ne rentreront pas tous en bon état, mais vous ne pouvez/devez pas les abandonner. C’est votre séminaire jusqu’au bout.

Audrey ASTRUC – Responsable Evènementiel JEMS